對于日理萬機(jī)的CEO而言，「時(shí)間」可說是稀有財(cái)，年薪動(dòng)輒千萬的他們，若仔細(xì)計(jì)算，時(shí)間成本往往高得嚇人。

所以，如何「把時(shí)間花在刀口上」，是他們管理時(shí)間的不二法則。

到底這些大忙人有哪些獨(dú)門的撇步，不僅讓自己忙中有序，還能愈忙愈有效率？且聽3位隱身幕后的超級秘書，分享CEO的時(shí)間管理術(shù)。

◎搞懂一星期的「個(gè)性學(xué)」

日本知名經(jīng)濟(jì)評論家中島孝志在《1周必勝術(shù)》一書中提出，一星期7天，每天都有不同的「個(gè)性」，無論是企劃、開會(huì)出差、拓展人脈，在對的時(shí)候，做對的事，常常會(huì)收事半功倍的效果。

以自己老板一星期的行程規(guī)劃為例，星期一是一周的核心，CEO通常會(huì)安排與中高階干部的例行會(huì)議，審視上一周的營業(yè)數(shù)字，找出問題關(guān)鍵，并提出即時(shí)的改進(jìn)方案。

有了星期一對公司上下通盤的了解，補(bǔ)足各項(xiàng)信息與思索對策。準(zhǔn)備充分，進(jìn)入戰(zhàn)斗狀態(tài)的隔天，也就是星期二，便是CEO向大老板報(bào)告的最好時(shí)機(jī)。

為講求精準(zhǔn)與效率，星期一與星期三通常會(huì)安排重大決策的會(huì)議。有別于以自己老板的作法，精創(chuàng)會(huì)將星期二刻意空出來不開會(huì)，藉這個(gè)空檔，讓與會(huì)者快速執(zhí)行星期一的會(huì)議結(jié)論，并在星期三呈現(xiàn)補(bǔ)強(qiáng)或規(guī)劃的結(jié)果?！赣捎谥芤慌c周三會(huì)議的重要，相關(guān)主管星期四、五就會(huì)開始準(zhǔn)備星期一的會(huì)議資料，讓總經(jīng)理先看過，節(jié)省會(huì)議上描述細(xì)節(jié)的時(shí)間，并及早找出錯(cuò)誤，」。

◎安排餐敘有學(xué)問

利用餐敘作內(nèi)部與外部的溝通聯(lián)誼，也有星期個(gè)性之分。

以自己老板為例，會(huì)以星期三為界，由于前三天公務(wù)繁忙，時(shí)間成本較高，交際以中午時(shí)間為主，對象為重要但非核心的中低階主管，在這輕松的一個(gè)半小時(shí)間，很快就能掌握第一線執(zhí)行的狀況，也能適時(shí)給予鼓勵(lì)。

選擇中午時(shí)間溝通的好處在于，用餐的閑聊可以降低開會(huì)的嚴(yán)肅氣氛，加上下午還要上班，有了自然的時(shí)間限制，以簡餐的方式不用安排飲酒，時(shí)間運(yùn)用十分經(jīng)濟(jì)。

星期四、五兩天，以經(jīng)營長遠(yuǎn)的人際關(guān)系為考量，會(huì)以晚餐安排為主。

與午餐的速戰(zhàn)速?zèng)Q，晚餐時(shí)間足足多一倍，大約是3個(gè)小時(shí)，餐點(diǎn)中會(huì)搭配酒類，時(shí)間成本較高，重點(diǎn)會(huì)擺在「搏感情」，無論是重要合同的簽訂，核心干部的感情聯(lián)系，還是答謝長期合作的供應(yīng)商，這種軟性的交誼，往往能強(qiáng)化平日的默契與互動(dòng)關(guān)系。

別被出差細(xì)節(jié)影響時(shí)間

CEO們國外出差機(jī)會(huì)多，路途一長，大小狀況在所避免，為了讓會(huì)議或參訪時(shí)程不受耽誤，事前的預(yù)防與臨時(shí)應(yīng)變的能力不可少。

別小看機(jī)票與證照在關(guān)鍵時(shí)刻可能造成的耽誤。

以機(jī)票而言，若買的是優(yōu)惠的機(jī)票，來回日期得依規(guī)定，毫無彈性，若行程得更改，臨時(shí)要從成都到上海，光是處理機(jī)票就會(huì)耗上許多時(shí)間，十分不劃算。

另外，還得留意如護(hù)照、證件等關(guān)鍵證件的有效日期，否則急著要出國，卻為這些小事被擋于機(jī)場通關(guān)大門，意外打亂規(guī)劃好的諸多大事，延誤了龐大的商機(jī)。

為了讓這些「空中飛人」們有好的表現(xiàn)，提早于前晚到達(dá)，隔天開會(huì)是最好的安排，因?yàn)榭粘鲆煌?，除了做旅途勞頓與時(shí)差調(diào)整，還能簡單的與相關(guān)人員會(huì)談交誼，或在當(dāng)?shù)厥占匾袌鲂畔?，補(bǔ)強(qiáng)簡報(bào)資料?！讣词巩?dāng)天往返，都要將到達(dá)會(huì)議場地時(shí)間提前兩個(gè)小時(shí)，以免路途中的交通狀況影響會(huì)議進(jìn)行，」。

◎閱讀省時(shí)妙招

整天被電話、會(huì)議、公文、應(yīng)酬追著跑的CEO，能從忙碌中找出私人的閱讀時(shí)間，變得非常奢侈。

只要目標(biāo)消費(fèi)群感興趣的信息，對未來發(fā)展事業(yè)有幫助的都來者不拒。

不但利用零碎時(shí)間，為讓閱讀更有效率，會(huì)先從目錄、內(nèi)文標(biāo)題、前言以及關(guān)鍵章節(jié)的內(nèi)容當(dāng)中，抓住整本書核心概念，以吸收到一本書的菁華。

若在車上或飛機(jī)上看的是雜志，會(huì)把有興趣、且日后用得到的信息整頁撕下來，回來后歸檔，變成一個(gè)專屬自己的創(chuàng)意資料庫。

即時(shí)通也是時(shí)間幫手

在許多CEO眼中被視為時(shí)間殺手的MSN，對于一些善用科技的CEO，卻搖身一變成為時(shí)間管理的好工具。

若老板參與一場會(huì)議，其中無需簡報(bào)且非主持人，他就會(huì)將MSN打開，利用空檔時(shí)間，與秘書以文字交談，確認(rèn)行程與交辦一些重要事項(xiàng)。

MSN的好處是可以知道對方的狀況，譬如現(xiàn)在掛著的是「忙碌」、「外出」還是「脫機(jī)」。

若掛著的是「外出」，就知道不在辦公室，若要交代事情，就可以直接撥手機(jī)，省掉傳話、留言這些等待對方回話的時(shí)間。

另外，若CEO出國碰到電話接收不便的地區(qū)，或沒有隨時(shí)收e-mail的習(xí)慣，就可以利用MSN「脫機(jī)信息」的功能，當(dāng)有緊急事情需要溝通，一打開電腦就會(huì)跳出來，雖然不是在第一時(shí)間，但起碼能保證這些大忙人能看得到，以減輕一些延誤可能造成的后果。

從以上CEO和秘書們利用時(shí)間的妙招，或許可以啟發(fā)你對時(shí)間運(yùn)用的省思，幫自己找到一些善待時(shí)間的方法，讓生活的品質(zhì)變好，激發(fā)更多的能量！