員工手冊(cè)制定及修改重點(diǎn)建議

我們認(rèn)為，員工手冊(cè)不僅僅是規(guī)范員工行為的規(guī)章制度，而且對(duì)規(guī)范公司管理有良好的指導(dǎo)作用，即員工手冊(cè)中規(guī)范員工行為與引導(dǎo)管理人員的行為并重。即《員工手冊(cè)》可以引導(dǎo)人事專員在日常人事管理中如何取證，如何保存證據(jù)、如何具體操作等問題，因此，大多數(shù)問題人事專員都可以完全按照《員工手冊(cè)》的程序來處理員工問題。
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一、 員工入職前風(fēng)險(xiǎn)規(guī)避制度/ 　　
" Y+ Z7 Q/ J8 r" v3 U& c. J, \% `: ~7 Q　　員工入職前，主要風(fēng)險(xiǎn)在于員工的身份真?zhèn)?、學(xué)歷真?zhèn)?、身體健康情況、有無與原單位解除勞動(dòng)關(guān)系、是否存在競(jìng)業(yè)限制義務(wù)、是否存在保密義務(wù)等各種情況。$ b* \; B6 C6 ]9 R  a1 p( R/ y
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條款設(shè)定：
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4 W( |( W0 v/ G, s　　應(yīng)聘人員申請(qǐng)入職，必須填寫入職申請(qǐng)表，提供合法的入職證件，包括但不限于身份證明、學(xué)歷證明、資格證明、離職證明、健康證明等，應(yīng)聘人員應(yīng)保證或承諾其填寫的個(gè)人情況及提供資料的真實(shí)性、其受聘于公司不違反任何法定或約定的義務(wù)，如有違反上述保證或承諾，視同應(yīng)聘人員對(duì)公司采取欺詐手段，公司將有權(quán)依據(jù)《勞動(dòng)合同法》的規(guī)定予以處分或解雇，不作任何補(bǔ)償，給公司造成損失的，公司有權(quán)向其追償。
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, X4 r) i; G1 D! H4 C6 P7 T　　應(yīng)聘人員須授權(quán)公司查詢其個(gè)人資料及相關(guān)證件，并承諾不因公司以此方式獲取應(yīng)聘人員個(gè)人信息資料而起訴，公司人力資源部將視情況需要核實(shí)應(yīng)聘人員的個(gè)人資料。
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二、 員工入職時(shí)勞動(dòng)合同簽訂制度

  {1 `$ r# z- D' o4 c　《勞動(dòng)合同法》雖然規(guī)定員工入職后一個(gè)月內(nèi)簽訂勞動(dòng)合同，但對(duì)于用人單位而言，最妥善的方式是在入職前就簽訂合同，這樣可以避免員工入職后故意拖延或?qū)趧?dòng)合同條款有異議，導(dǎo)致一個(gè)月內(nèi)無法簽訂勞動(dòng)合同，人事管理困擾或支付雙倍工資的風(fēng)險(xiǎn)。
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參考規(guī)定：2 z% S9 I2 _+ p
　　
( h( d$ z3 z: _$ `: b0 c　　公司實(shí)行勞動(dòng)合同管理制度，員工入職前必須與公司簽訂勞動(dòng)合同。未能在入職前簽訂勞動(dòng)合同的員工，必須在入職后一個(gè)月內(nèi)簽訂，員工拒絕簽訂的，公司可提前三日通知員工終止勞動(dòng)關(guān)系，發(fā)放應(yīng)得工資，不作其他任何補(bǔ)償。
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/ d% |* c* }: |8 |三、 試用期制度: n, S1 Y3 Y/ J  r9 f
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　　《勞動(dòng)合同法》實(shí)施之前，在試用期，很多企業(yè)與員工簽訂試用期勞動(dòng)合同或不簽訂勞動(dòng)合同，且試用期一律為三個(gè)月，等試用期滿再簽訂正式的勞動(dòng)合同。這一做法現(xiàn)在已經(jīng)面臨很大風(fēng)險(xiǎn)，應(yīng)予糾正，同時(shí)，企業(yè)錄用員工時(shí)，應(yīng)向其書面發(fā)出錄用通知書，并在錄用通知書上載明錄用條件及不符合錄用條件的后果。
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參考規(guī)定：: F' h/ ]) O# g* t! n3 c' X! K
　　公司決定聘用應(yīng)聘人員時(shí)，將向員工發(fā)出書面錄用通知書?！　?/span>
' [2 [- k7 R: r' n　　新入職員工實(shí)行試用期制度，根據(jù)勞動(dòng)合同期限的長(zhǎng)短，試用期為一至六個(gè)月?！　?/span>
# J( |* I3 ^; u6 j8 o8 R- b# Q　　試用期內(nèi)，公司根據(jù)員工表現(xiàn)，根據(jù)《錄用通知書》及《公司績(jī)效考核辦法》考核是否符合錄用條件，經(jīng)考核符合錄用條件的，轉(zhuǎn)為正式員工，如員工被證明不符合錄用條件，公司將即時(shí)解除勞動(dòng)合同，不作任何補(bǔ)償；試用期內(nèi)，員工離職需提前三日書面通知公司。3 q7 H0 ?- `7 C: p
　　
7 t! z7 T. ]" q9 A# }; ?9 w, [1 O四、 調(diào)整工作崗位制度* G) e" L( a. f: Z" |" l+ A5 ^+ z' c
　　
+ w5 y  i3 {4 z參考規(guī)定：　　
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' A, m; _. }( i) ?' \4 P* k2 C　　試用期滿合同未到期員工，公司需調(diào)整員工工作崗位的，原則上需與員工協(xié)商一致，但公司臨時(shí)調(diào)整員工工作崗位（不超過三個(gè)月）、公司組織架構(gòu)調(diào)整、產(chǎn)業(yè)、產(chǎn)品結(jié)構(gòu)調(diào)整及工藝規(guī)程、組織機(jī)構(gòu)設(shè)置等情況發(fā)生變化以及員工不勝任工作崗位的情形除外?！　?/span>
) @- a+ j# o, H* I/ a　　公司將根據(jù)以下原則之一確定員工是否勝任本崗位工作：（需根據(jù)公司實(shí)際需要確定）: i" Q& ~, {2 c
　　1.績(jī)效考核不合格；
% a. q5 Z8 [  Q" p) T　　2.身體、知識(shí)、技術(shù)、職業(yè)資格及管理水平等無法達(dá)到崗位要求；
0 X/ Q' R1 |2 m+ b" q　　3.三個(gè)月內(nèi)出現(xiàn)本崗位常規(guī)情況下不應(yīng)出現(xiàn)之情形達(dá)三次或以上。- E7 w( @9 J( m0 e; N2 y
　　4.其他不符合崗位要求的情形。　　
' m% ]+ F& |, Y8 O4 v9 z　　員工經(jīng)證實(shí)不勝任原工作崗位的，公司將根據(jù)公平、合理原則及員工實(shí)際，對(duì)員工進(jìn)行培訓(xùn)或調(diào)整員工工作崗位（包括降職、換崗等），員工調(diào)整工作崗位后，根據(jù)以崗定薪的原則確定其薪資水平（包括提升或降低）。員工應(yīng)按公司規(guī)定接受培訓(xùn)或到新崗位報(bào)到上班，不同意接受培訓(xùn)或調(diào)整工作崗位的，公司將根據(jù)《勞動(dòng)合同法》及公司規(guī)章制度進(jìn)行處分直至解除勞動(dòng)合同。: @1 _0 @2 o9 H( @' x
　　
" p' b6 N6 f$ w8 x) ]五、 工資結(jié)構(gòu)調(diào)整制度
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　　很多企業(yè)在工資支付制度上存在不合理性，有些是給員工一個(gè)固定的工資，而并未有具體的項(xiàng)目，有些雖然分解成幾個(gè)項(xiàng)目，但這些項(xiàng)目都是固定的，無法變動(dòng)，這樣就使工資支付僵化，無法靈活調(diào)整員工工資，導(dǎo)致只能調(diào)高而不能降低員工工資。我們認(rèn)為應(yīng)對(duì)工資結(jié)構(gòu)進(jìn)行調(diào)整，引入績(jī)效獎(jiǎng)金一欄，對(duì)其工資根據(jù)員工績(jī)效進(jìn)行浮動(dòng)，以貫徹多勞多得的原則，提高員工的積極性，并將降低員工工資的主動(dòng)權(quán)掌握在用人單位手中，同時(shí)，企業(yè)可以根據(jù)自身實(shí)際，制定合法合理的并具操作性的績(jī)效考核辦法，定期對(duì)員工的工作績(jī)效進(jìn)行考核，并據(jù)此調(diào)整員工工資、崗位，《績(jī)效考核辦法》可作為《員工手冊(cè)》的附件發(fā)給員工。
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; |1 f* V: Q- A. W9 ?參考規(guī)定：
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　　員工的工資結(jié)構(gòu)由正常工作時(shí)間工資、加班工資、崗位工資（津貼）、（技術(shù)津貼）、績(jī)效獎(jiǎng)金等構(gòu)成，崗位工資根據(jù)工種及職級(jí)確定，績(jī)效獎(jiǎng)金將根據(jù)員工本人績(jī)效、本部門效益等予以浮動(dòng)。/ i) ?0 g" u* F5 f! T( p6 ?
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　　公司所稱的正常工作時(shí)間工資，是為員工每月周一至周五每天八小時(shí)出勤的工資，該工資不低于深圳市最低工資標(biāo)準(zhǔn)，計(jì)算加班工資以其為基數(shù)。% |% X: @" q1 [" X  A& ]
　　
) R. m- F& @' q# y8 q+ d* G. t, F　　月薪制工資人員，其工資實(shí)行包干制，即加班工資實(shí)行預(yù)付制，月薪工資中津貼一項(xiàng)包含約定的平時(shí)及雙休例行加班時(shí)間的加班工資，超出約定的加班時(shí)間或者預(yù)付之加班工資不足以及法定節(jié)假日加班的，另行以正常工作時(shí)間工資按《勞動(dòng)法》規(guī)定計(jì)算加班工資，具體見員工工資目錄。
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　　以上內(nèi)容是我們從員工手冊(cè)關(guān)于入職前風(fēng)險(xiǎn)規(guī)避制度、勞動(dòng)合同簽訂制度、試用期制度、調(diào)整工作崗位制度等六點(diǎn)提出了制定及修改的建議，下面接下來繼續(xù)給大家提出關(guān)于離職的有關(guān)規(guī)定等六個(gè)問題進(jìn)行詳細(xì)的分析并提出建議，以供大家參考：
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一、加班、考勤記錄及工資支付數(shù)額異議制度5 m7 j; u! H) H& w7 [
　　
( c# P# t$ C# s% G　　根據(jù)廣東省高院及省仲裁委發(fā)布的指導(dǎo)意見，電子考勤記錄須員工本人簽名才能作為計(jì)算加班工資的依據(jù)。因此，員工手冊(cè)可以在這方面予以規(guī)定。如果是紙質(zhì)考勤卡，則每月結(jié)束后應(yīng)由員工在紙質(zhì)卡上簽名確認(rèn)，如電子考勤，有條件的企業(yè)可以每月將電子考勤記錄打印出來，由員工確認(rèn)簽名，如認(rèn)為這樣成本過高，應(yīng)在員工手冊(cè)上作相應(yīng)特殊規(guī)定，以確定電子打卡記錄的有效性。
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5 k7 }0 h* m8 [6 z  a參考規(guī)定：
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　　公司每月向員工發(fā)放工資時(shí)，將書面記錄支付員工姓名、工資數(shù)額、工作時(shí)間（含加班時(shí)數(shù)）、領(lǐng)取者的姓名以及簽字、支付時(shí)間以及支付項(xiàng)目和金額、加班工資金額、應(yīng)發(fā)金額、扣除項(xiàng)目和金額、實(shí)發(fā)金額等事項(xiàng)。員工領(lǐng)取工資時(shí)對(duì)工資臺(tái)帳記載的工作時(shí)間、工資數(shù)額等確認(rèn)無誤后簽名予以確認(rèn)，如在簽名后發(fā)現(xiàn)有誤差，應(yīng)在工資發(fā)放后七日內(nèi)書面向公司人力資源部（財(cái)務(wù)部）提出，逾期則視為沒有異議，公司將不再受理。
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" O! U2 e6 v) R, w! j二、離職的有關(guān)規(guī)定
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: W2 [' X, X1 F* c參考規(guī)定：3 z' z. R" v5 ~  Z
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　　試用期員工離職，須提前三日以《辭職申請(qǐng)書》書面形式向人力資源部提出；試用期滿后的正式員工離職，應(yīng)提前三十日以《辭職申請(qǐng)書》書面形式向人力資源部提出。提前通知期不足，造成公司經(jīng)濟(jì)損失的，應(yīng)予賠償。特殊情況下員工確需提前離職的，須人力資源部經(jīng)理批準(zhǔn)。
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6 j& Q: `* h# H. h  y1 K　　員工未按照勞動(dòng)合同及公司的規(guī)定履行工作交接義務(wù)的，公司有權(quán)暫時(shí)不予支付員工經(jīng)濟(jì)補(bǔ)償，超過三日仍拒不辦理工作交接手續(xù)或不辭而別造成公司經(jīng)濟(jì)損失的，員工應(yīng)當(dāng)承擔(dān)賠償責(zé)任，公司有權(quán)從員工工資、經(jīng)濟(jì)補(bǔ)償中予以扣除，工資、經(jīng)濟(jì)補(bǔ)償尚不足以彌補(bǔ)損失的，員工仍需賠償損失。6 {+ d3 n" [# u: h
　　
% e% _0 h! y7 v4 L　　員工不辭而別導(dǎo)致公司無法為其辦理離職手續(xù)的（包括但不限于退保、出具解除勞動(dòng)合同的書面證明等），由此產(chǎn)生的一切法律后果由員工自行承擔(dān)。" V$ d4 K* h7 y9 S/ f* t
　　
" r2 k. T% o) B三、公司書面文件送達(dá)制度4 D6 ~; ?" j+ ]3 r& [' A4 p4 Y( M
　　
& D# W$ I3 K7 W" ^5 @3 P' f& t　　公司的有關(guān)書面文件（如處分通知、解雇通知書等），在無法直接送達(dá)給員工時(shí)（如員工拒簽、下落不明），公司應(yīng)采取一定的措施，并在員工手冊(cè)中予以規(guī)定。- l+ I" H+ Z4 ?8 {
　　
3 m4 Y& o$ j4 ], r2 Q; G參考規(guī)定：1 y# x5 l: K/ N/ }; b* U7 x# @  N  y* Y
　　
8 b: R1 t" P5 {6 o& [& D3 o　　公司發(fā)送給員工的書面文件（包括但不限于處分通知、解除勞動(dòng)合同通知），員工應(yīng)配合簽收，如書面文件無法直接送達(dá)至員工時(shí)（包括但不限于拒絕簽收、下落不明），公司可以通過以下任一方式送達(dá)：　　
! F- \% |7 d4 Y. M+ c/ l- O. i# r) D　　1.留置送達(dá)。員工拒絕承認(rèn)錯(cuò)誤的，由員工同事及上級(jí)主管簽名確認(rèn)拒絕簽收的情形，或由工會(huì)予以確認(rèn)備案，將書面文件留置于員工辦公桌或其工作位置，該書面文件同時(shí)將在公司公告欄予以公告，此方式視為送達(dá)。
: D$ }: t! \5 N  H5 e　　2.郵寄送達(dá)。將有關(guān)書面文件郵寄至員工的戶籍地址或通訊地址，該書面郵寄文件一旦發(fā)出即視為送達(dá)。/ _& P+ B3 O9 ~7 Y7 F- L
　　3.公告送達(dá)。將在公司注冊(cè)地地級(jí)市（含）以上報(bào)紙刊登書面公告或通知，刊登之日即視為送達(dá)之日。' F0 J) C5 {6 d- t4 D' Q9 O
書面文件一經(jīng)送達(dá)，即發(fā)生法律效力。8 }! x' r) V+ R1 h$ A0 e
　　
/ E+ Z  `! \" K3 j四、違紀(jì)處分證據(jù)搜集制度
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  N1 |3 X# ~( o. o, P: v　　對(duì)于員工違紀(jì)處分，應(yīng)根據(jù)公司實(shí)際列明相關(guān)行為，從輕微違紀(jì)到中度違紀(jì)再到嚴(yán)重違紀(jì)行為，一一列明相應(yīng)的處罰措施，并制定屢次加重處罰行為或采取違紀(jì)累計(jì)記分制度。如第二次警告為記過或第二次警告為嚴(yán)重警告，一年內(nèi)記大過三次的予以解雇處分等等。在對(duì)員工進(jìn)行警告、記過、記大過處分時(shí)，可以同時(shí)予以罰款處分，如警告罰款20元、記過罰款50元等，如果不罰款，則可以采取扣績(jī)效獎(jiǎng)金的方式，如規(guī)定員工有違紀(jì)行為，視為績(jī)效不良，所有處分行為作為績(jī)效考核評(píng)估的依據(jù)。人事專員在處理員工違紀(jì)問題時(shí)，注意證據(jù)的搜集工作，如員工違紀(jì)的，要其書寫書面檢討，承認(rèn)錯(cuò)誤，并將處分通知送達(dá)給員工簽名確認(rèn)，記入人事檔案，在員工拒絕書寫檢討、或檢討不符合事實(shí)時(shí)、或拒絕簽名確認(rèn)時(shí)，人事專員也可以采取邀請(qǐng)部門主管、組長(zhǎng)、工會(huì)人員與員工談話，并書面記錄的方式進(jìn)行證據(jù)固定工作（即通稱的談話筆錄），最后由全體參加此次會(huì)談的人員簽名確認(rèn)談話內(nèi)容，或者采用錄音方式等。1 `; q' |0 `$ D9 C
　　
! T8 M4 \$ K+ i. _五、民主程序問題
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7 T+ f% i) g8 S) u" [　　《勞動(dòng)合同法》第四條規(guī)定，涉及員工切身利益的企業(yè)規(guī)章制度，需全體員工或職工代表大會(huì)通過，才能有效作為企業(yè)管理行為的依據(jù)。對(duì)此，在《員工手冊(cè)》的制定或修改過程中，有條件的企業(yè)，可以采取由工會(huì)主持，每個(gè)部門選派一定代表，采取座談方式，由專門人員記錄座談代表對(duì)《員工手冊(cè)》相應(yīng)條款發(fā)表的意見或建議，然后由所有與會(huì)人員簽名。
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( z/ l& v# B# K4 i六、公示問題
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　　《員工手冊(cè)》作為企業(yè)管理的依據(jù)，必須符合三個(gè)條件，民主性、公示性、合法性。合法性由律師審核，但民主性和公示性需要企業(yè)自行操作，律師僅提供具體操作建議。公示性，即企業(yè)規(guī)章制度必須向員工公示，以讓員工知曉其內(nèi)容。很多企業(yè)采取在公告欄公告的方式，單純的此種方式不甚妥當(dāng)，企業(yè)很難證明該規(guī)章制度是何時(shí)公示的。我們認(rèn)為可以采取以下幾種方式對(duì)其進(jìn)行補(bǔ)強(qiáng)證據(jù)：1 l- s% a2 t/ q4 J
　　
) O3 N  w8 N9 u7 o: h* e　　1、采取培訓(xùn)的方式。對(duì)于新員工，可以采取入職培訓(xùn)，受訓(xùn)人員并在培訓(xùn)會(huì)議上簽名，簽名簿上記載培訓(xùn)內(nèi)容（如《員工手冊(cè)》），這樣就達(dá)到了公示效果；對(duì)于老員工，很多企業(yè)擔(dān)心新制定的規(guī)章制度不方便向老員工公示，我們認(rèn)為，老員工亦可以采取培訓(xùn)的方式，如在不加班的時(shí)候或生產(chǎn)比較閑的時(shí)候，要求員工培訓(xùn)，程序如前所述。
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6 M3 H; s6 h: j, [- H% h2 @! [　　2、公告拍照。在張貼公告的當(dāng)天，用數(shù)碼相機(jī)將公告內(nèi)容拍下，照片上記載拍照時(shí)間。
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　　3、勞動(dòng)局備案的方式。合法合理的規(guī)章制度，可以在勞動(dòng)局備案，以證明規(guī)章制度的民主性、合法性及公示性，勞動(dòng)局會(huì)出具證明以證實(shí)公示的時(shí)間。) r: `: q) }+ @
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　　4、將印刷成冊(cè)的《員工手冊(cè)》發(fā)給每一位員工，并讓員工簽收，此種方式對(duì)于老員工可能存在一定的操作障礙，如果有障礙可以對(duì)新員工采取此種方式。