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西游記》中的小鉆風唱“大王叫我來巡山”,現(xiàn)實中有另外一個版本,就是 “領導叫我來開會”。
課堂上,突然有人舉手說,“蔣老師,領導叫我去開會,我不想去,可沒辦法”。不只是他,我也無奈,尤其一個人去也就罷了,往往是一群人,原本要進行的小組討論,無法很好地進行。
還有,約好的培訓項目,結(jié)果,在上課的頭一天晚上接到通知,說企業(yè)臨時有會議,得推遲培訓的時間。不是一次,而是多次出現(xiàn)這樣的情形,現(xiàn)在是見怪不怪。
在過去的8年里,我服務過上千家的企業(yè),在討論與提問的環(huán)節(jié),談論最多的問題就是公司的會議太多,一天到晚要應付各種各樣的會議。
曾有學員告訴我,他們常常一天要開2-3會議,要么派個人去代替他,要么從這會跑到那會,趕場似的。會議多如牛毛,讓他應接不暇,正所謂“文山會海”。
且,會議時間總是超時的,原本1個小時的會議,結(jié)果從下午開到晚上,沒完沒了;有的會議,說來說去,都是老調(diào)重談。
工作做不完除外,關(guān)鍵是很多會議與他們沒多大的關(guān)系,完全可以不參加。會上時常打瞌睡,人在心不在。開會固然是為了解決問題,但不懂如何開會,勞命傷財,無聊又無奈。
但是,會議確實讓我們走出了愚昧、野蠻,來到了成熟、文明。美國作家斯科特·菲茨杰拉德說,沒有一種偉大思想是在會議中誕生的,但已有許多愚蠢的思想在那里死去。
不是不開會,而是要開怎樣的會,又如何開好會,這些成了當下管理者的痛點問題。
愿,我們能脫離“文山會海”的苦難,讓“簡約,實效,落地”成為新時代的會議標簽;
愿,“領導叫我來開會”是一種少有的時尚,它可以讓人由內(nèi)而外地散發(fā)出自豪感;
愿,“領導叫我來開會”像小鉆風般的快樂,如唱《大王叫我來巡山》一樣的輕松。
世間,還真有這樣的會。會上沒人敢睡,分享讓人很爽;不是說誰怕誰,而是怕漏了重要內(nèi)容,耽誤自己的前程。那就是萬達。
若你聽首富王健林作報告,會發(fā)現(xiàn)既有宏觀分析,也有客觀業(yè)績,還有微觀褒貶,更有未來走勢。你必須用筆認真記,在分組討論時,才能真刀實槍地講。他從不找槍手寫,也從不打印開會的報告。
另外,在萬達有個不成文的規(guī)定:大大小小的會,下一級一定會比上一級提前早到5-10分鐘。如果你敢遲到,一定會很難堪!不是說罰有多狠,而是你的心理體驗會很難堪。
如果王健林說要講1個小時,那基本上距離結(jié)束時間左右不會差5分鐘。會議說幾點結(jié)束就是幾點。準時到會、開會沒什么了不起,準時結(jié)束會議少有單位做得到。
因為他們明確了會議開始和結(jié)束的時間,還安排切實可行的議程,并明確了每件事討論的時間,同時,主持人能有效調(diào)動與會人員的積極性并控制好會議時間。
扯淡的會,萬達從來不開,他們從來沒有空話、廢話。會場經(jīng)常會有發(fā)言和匯報被打斷,比如跑題了,或者“這個根本用不著跟我匯報”。
他們開會也用PPT,都是極簡風格。一般開會不許超過10張,給董事長、總裁匯報基本不會超過3張。當然這3張都是筋骨,如果領導問細節(jié),后面會有更細的鏈接。
來開會必須是能管事的,你不能隨便派人聽聽會、走過場。派來的人要能拍板,能定意見,不能涉及到部門時說:“不清楚”、“不歸我負責”、“我回去匯報后才能確定”。
如果副總裁聽會,必須總經(jīng)理匯報,如果總裁聽會,必須副總裁匯報。決不允許你找個具體負責的人來替你作匯報。反正,每個參會的人都是行家。
另外,開會不落實,不如不開會。所以,不要以為開完會就可以一拍屁股走人,也不要以為有了會議紀要就萬事大吉,萬達有一套強大的會議督辦系統(tǒng),確定的事會落實到每個人每件事、到具體時間段。
人們說萬達很牛,看他們?nèi)绾伍_會,就基本理解了。這種會真心覺得很好,也值得推薦。
會議是一種社會科學,也是一種人文藝術(shù),成功與失敗,在于與會者及各方的誠意及能力。當然,關(guān)鍵還是體現(xiàn)在集思廣益、碰撞交流上,并要具有很好的成效性。所以,會議要洗去滿身污垢,實現(xiàn)形象大變身。個人建議:
一次會議一個主題,最多不超過三個,否則沒重點;
領導最好不要先講話,否則,其它人就沒有話說了;
精選參會人,明確必須參加和可參加也可不參加的;
場地大小適當,時間安排上午10-12點和下午1-3點;
主持人善于調(diào)動與創(chuàng)造會議的氛圍,資料會前閱讀;
準備好鬧鈴,時間一到就結(jié)束,盡量提前5分鐘結(jié)束;
除了要明確誰去執(zhí)行,還要確認由誰去跟蹤與檢查;
會議記錄要在結(jié)束后24小時內(nèi)發(fā)送到與會人員手中。
凡是會議,必有主題;凡是主題,必有議程;凡是議程,必有決議;凡是決議,必有跟蹤;凡是追蹤,必有結(jié)果;凡是結(jié)果,必有責任;凡是責任,必有獎罰;凡是獎罰,必須透明。
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